Los hoteles y la planificación del diseño y construcción – Por Blanca Lagos

Cuando se habla de planificación, desde el punto de vista del PMBOK (1) se habla al menos del 50% de los procesos identificados en un proyecto. Es decir, como gerentes de proyecto, pasamos buena parte de nuestro tiempo planificando.

(1) PMBOK: Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos, por sus siglas en inglés.

Aunque en la teoría, es sólo una de las fases iniciales, en realidad, la planificación en un proyecto de construcción se efectúa diariamente, por eso es de suma importancia disponer de un equipo “potente” de profesionales expertos en el tema, más aún si se trata de hoteles, de lo contrario la planificación será deficiente, poniéndose en alto riesgo el éxito del proyecto.

Existen cinco preguntas para el cliente, cuyas respuestas coordinadas con la Gerencia de Proyecto, sirven como punto de partida para la planificación:

  • ¿Qué?:  Define los objetivos técnicos y características físicas (alcance del proyecto)
  • ¿Cómo?: Referido al método de ejecución y estructura de desglose del trabajo (EDT)
  • ¿Quién?: Esboza los recursos comprometidos.
  • ¿Cuándo?: Para fijar una línea de tiempo y posteriormente el “Programa”.
  • ¿Cuánto?: Permite estimar el presupuesto.

Con los avances en gestión de la productividad y las nuevas tecnologías, contamos hoy con muchas herramientas que nos ayudan con este proceso y el de programación.

Sumándolas a las ya conocidas GANTT y CPM (método de la ruta crítica), o en reemplazo de ellas, no hay excusa para no contar con una buena planificación, considerando además que los niveles de comunicación global nos ponen en contacto con los planificadores finales de un proyecto: maestros de obra, contratistas y operarios.

La planificación es tarea de un equipo cohesionado y eficiente

En construcción, a esta tarea compleja de coordinación y conocimiento del proyecto, se unen otras herramientas que facilitan la identificación de nodos e interferencias en la edificación como el ARQUICAD o el REVIT, que sobre la plataforma BIM (Building Information Modeling) le permiten a los profesionales reducir la incertidumbre de los proyectos y eliminar los retrasos por requerimiento de información (RFI).

(1) PMBOK: Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos, por sus siglas en inglés.

En resumen, la planificación eficiente va de lo general a lo particular, respondiendo las preguntas iniciales anteriormente planteadas, incluyendo procesos de control y el análisis de las restricciones del cumplimiento, que le permite al equipo de proyecto hacer correctivos que le asegurarán tanto las metas de tiempo y costo, como las de alcance y calidad.

A continuación, describiremos brevemente el proceso de planificación de un proyecto hotelero:

Master Plan o Cronograma Maestro

Es la programación general de las actividades y tareas a desarrollar, con la intención de establecer los hitos principales del proyecto y a partir de ellos, poder definir una secuencia preliminar para su desarrollo. Esta definición, a su vez, nos permitirá identificar la ruta crítica del proyecto y los parámetros de la duración del mismo.

En el caso del plan maestro, adicionalmente, podemos dividirlo por fases. Nosotros, usualmente, definimos las siguientes:

  • Pre-construcción (diseño, programación y planeamiento) y permisos.
  • Procura y contrataciones.
  • Ejecución, supervisión y control.
  • Cierre

En nuestro medio, la principal herramienta usada para elaborar el cronograma general del proyecto es el Diagrama de Gantt, que puede ser desarrollado en MS Project, Primavera u otros programas similares.

Las herramientas para la programación quedan a discreción del planificador y su habilidad con cada una; lo importante es entender el nivel de detalle que nos brindan y al que podemos llegar en este proceso preliminar.

La ventaja de contar con el cronograma general es que podemos definir con él una línea base de tiempo acorde a las expectativas del cliente, y la cantidad de recursos con los que se debe contar para lograr el objetivo que nos plantea el alcance solicitado.

 Cronograma por especialidad o sub-contrato (Last Planner)

En la fase de pre-construcción, los tiempos a delimitar son, básicamente, los que ofrecen especialistas y proyectistas, mientras que los tiempos de los permisos, al menos en el caso de nuestra administración pública, son difíciles de predecir, pese a la existencia de procedimientos normativos.

En el caso de un hotel, que demanda varias aprobaciones internas (franquicia – cliente) y externas (Municipalidad – organismos gubernamentales), estas deberán ser monitoreadas de cerca para evitar dilaciones y reducir los riesgos relacionados con el plazo del proyecto.

Las otras fases sí responden a rendimientos o procedimientos establecidos según las buenas prácticas. En el caso de la fase de cierre, los tiempos deberán regirse a las condiciones para la entrega de los trabajos y los estándares de calidad establecidos en el contrato.

Partiendo del cronograma general y de los subcontratos definidos como paquetes de contratación, se debe convocar al equipo de involucrados, de tal manera que cada responsable de la especialidad y/o contrato pueda plasmar diariamente y a detalle los plazos para cada trabajo asignado o contratado, usando papel adhesivo de colores para cada especialidad, que irán adhiriendo en el calendario general del proyecto. Este proceso se denomina en nuestro medio “último planificador” o “Last Planner, del Lean Construction Institute.

Esta herramienta busca, principalmente, un alto nivel de productividad, y que todo suceda en los tiempos correctos: desde la adquisición de los materiales hasta la contratación de los equipos y herramientas que se usarán en el proceso, pasando por la disposición de la mano de obra requerida, evidentemente.

Esta práctica pone en contacto a todos los involucrados en el proceso productivo, y los relaciona en distintos escenarios dentro de la ejecución del proyecto. Así se genera un equipo colaborativo y se conocerá a priori “qué y cuándo hacer”, para no afectar a ningún otro involucrado en la ejecución.

Personalmente, considero que si bien es una práctica muy recomendada por el Lean Construction, aún en nuestro medio no logra los efectos esperados, dada la inmadurez en el manejo de sus condiciones de formulación: la experiencia del planificador y el compromiso de las partes.

Con este desdoblamiento o descomposición de tareas en todas y cada una de las áreas de la edificación podremos, en paralelo, desarrollar el EDT (Estructura de Desglose de Trabajo) detallado del proyecto y hacer que cada protagonista tenga el control de las actividades que les corresponde. Es, además, una manera de ordenar los egresos del proyecto por registros diferenciados.

Respecto a la supervisión y el control de la obra, a cargo de la gerencia de proyectos de parte del cliente, así como de los representantes de los contratistas de obra, esta permitirá facilitar la valoración y control de los avances, así como el seguimiento de la comunicación de las coordinaciones de trabajo, que nos garanticen el respeto de la calidad estipulada en el Acta de Constitución de Proyecto. Este documento es la declaratoria de los deseos, objetivos, alcances, limitaciones, participantes y riesgos del proyecto, entre otros.

Estos procesos de control son generales y consensuados, es decir, de conocimiento de todos los participantes, con la intención de evidenciar y colaborar mutuamente entre todos los miembros para lograr los fines trazados para cada tarea, según lo planificado.

A continuación una imagen referencial del proceso del “Last Planner” donde se puede evidenciar cómo se diagrama cada actividad y cómo se diferencian las especialidades o subcontratos.

Fuente: www.srv.fi

Look Ahead Planning 

Este proceso de planificación de 3 o 4 semanas nos permite desarrollar cada actividad a un nivel muy detallado. En él, el último planificador (que prefiero llamar “experto”) declarará las restricciones de cada tarea y los responsables de las mismas, con la intención de darle seguimiento al cumplimiento de cada meta y llegar al objetivo final: el cumplimiento de la entrega del proyecto en el costo, tiempo y alcance establecidos al inicio del proyecto, y con la calidad definida y esperada por el cliente.

El control de lo realmente ejecutado día por día se hace en este proceso de planificación.

En las reuniones diarias de obra, se verifica el cumplimiento de los encargos con los involucrados y los planes de acción del día siguiente, además del estado de las restricciones de sus actividades, para confirmar, modificar o re-estructurar los procesos implicados. Se recomienda informar periódicamente los procesos de control del proyecto a través del valor ganado, dentro de los informes de la gerencia de proyecto, para establecer o aplicar las herramientas contractuales de protección de los intereses del cliente en caso sea necesario.

Los controles PPC (Porcentaje de Planificación Cumplida) y los motivos de no cumplimiento ayudan además a que el equipo del contratista principal y/o sub-contratistas puedan hacer correctivos para eliminar los riesgos que representa el atraso en la ejecución de la obra, en caso de identificarse. Esto, acompañado del análisis del valor ganado, permite generar proyecciones y estimaciones de las consecuencias de las desviaciones, que ayudarán a la gerencia de proyectos y al cliente a medir y controlar los riesgos que pueden asumir, delegar, mitigar o evitar. A continuación un ejemplo de Look ahead Planning de la etapa inicial de un proyecto hotelero, elaborada en Excel.

Conclusiones:

La planificación es un proceso que desde la etapa de concepción, sobre todo cuando se trata de un proyecto hotelero, exige la convocatoria a los principales involucrados, asegurándonos que “los expertos” participen directamente en la definición.

Cuando hablamos de “expertos”, nos referimos a las personas que viven día a día su trabajo; no hablamos de sus representantes cercanos o de profesionales que son hacedores, no pensadores.

Se requiere poner mucho conocimiento en el proceso de planificación, descontando el compromiso integral de las partes involucradas con el proyecto, sobre las que el cliente tiene el control incluyendo a su misma organización, para que las limitaciones y riesgos no se instalen en ese lado del proyecto. Con un equipo consolidado, comprometido, experto y que cuente con la confianza del cliente, el proyecto no tendrá barreras para lograr los objetivos trazados respecto a alcance, costo, tiempo, calidad, riesgos y satisfacción del cliente.

 

 

 

 

 

 

 

Ver el perfil de Blanca Lagos Cano

Blanca ha escrito distintos artículos para Hotel Perú News como son:

Las 5 etapas para realizar el proceso del expediente técnico para procura y construcción de un hotel – Por Blanca Lagos

¿Cuáles son los stakeholders claves para poner en marcha con éxito un proyecto hotelero franquiciado? – Por Blanca Lagos

La importancia del acompañamiento temprano de una Gerencia de Proyectos en la construcción de un Hotel – Por Blanca Lagos

 

BUILDCORP es un equipo multidisciplinario de profesionales con amplia experiencia en el campo de la arquitectura e ingeniería. Empresa fundada el año 2011 que brinda servicios de dirección, gestión y/o supervisión de proyectos de construcción, con procedimientos estandarizados y basados en valores profesionales de seriedad, calidad y honestidad.

En BUILDCORP sabemos la importancia que, para nuestros clientes,  tienen sus proyectos como parte esencial de sus negocios,  por eso  inicialmente trabajamos  con ellos para definirlos minuciosamente, en términos de alcance, costo y tiempo, parámetros que, una vez establecidos, será nuestro objetivo mantenerlos invariables en todo el proceso, hasta su terminación.

Cada uno de los proyectos que asumimos, sin importar su magnitud, grande o pequeño, tiene la misma importancia para nosotros, que es la importancia que tiene para nuestros clientes: mucha. Planificación, supervisión, control y nuestra larga experiencia pesan para anticiparnos a los problemas que puedan presentarse y planear las contingencias que nos aseguren el éxito final.

www.buildcorp.pe

 

Entrevista Blanca Lagos, socia y gerente de operaciones de BUILDCORP, gestión de proyectos hoteleros

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